Một trong những câu hỏi mà mình nhận được nhiều nhất là “Anh làm thế nào để có thể làm được nhiều việc như thế?”
Công nhận là mình cũng làm … nhiều thật. Trong vòng 1 tháng vừa rồi mình dạy 5 lớp buổi tối và 1 lớp ban ngày, đồng thời dịch xong 1 cuốn sách. Một năm mình có thể dịch được 4-6 cuốn sách, mở thêm 18 lớp học ở Write Now, hướng dẫn khoảng 15 bạn săn học bổng, và cố gắng duy trì mỗi tháng có một bài viết đủ chất lượng trên blog.
Nguyên tắc duy nhất của mình là: đầu tư thời gian, công sức, và tiền bạc cho việc thiết lập và tối ưu chương trình. Dưới đây là những ví dụ cho nguyên tắc này.
1. Duy trì phần công việc linh hoạt
Với mình, công việc cứng nhắc là những công việc không chỉ phụ thuộc vào mình, và đòi hỏi sự chính xác về mặt thời gian hoặc deadline. Ví dụ, việc hướng dẫn 1-1 với học trò hoặc mentee học bổng, hoặc việc dạy online, là những công việc cứng nhắc: mình phải làm việc với người khác, và đã đặt lịch là không có thay đổi.
Công việc linh hoạt là những công việc hầu như chỉ phụ thuộc vào mình, và có thể được thực hiện bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu, miễn là có cái máy tính.
Với những công việc cứng nhắc, mình sẽ đặt ra quy định thật rõ ràng với những người có tham gia vào công việc đó. Ví dụ, mình sẽ sắp xếp thật cứng nhắc và rõ ràng thời gian mà mọi người được phép đặt lịch hẹn 1-1 với mình mỗi tuần. Mỗi cuối ngày, mình đều mở Google Calendar ra để xem sáng hôm sau mình có hẹn với học trò nào hay không, và sắp xếp trước trong đầu những công việc mình sẽ làm vào hôm sau.
Với những công việc linh hoạt, mình sẽ chuẩn bị đủ đồ dùng để luôn luôn có thể sẵn sàng quay sang làm việc đó bất cứ lúc nào. Đó là lý do mình thường ưu tiên mua đồ của Apple cho công việc, vì khả năng sẵn sàng phục vụ của những món đồ đó.
Ngoài ra, mình cố gắng gia tăng hoặc duy trì khối lượng công việc linh hoạt ở một mức nhất định. Ví dụ, dù việc dịch sách thường có thời gian nhận tiền chậm hơn rất rất nhiều so với việc hướng dẫn học bổng, mình sẽ ưu tiên việc nhận dịch một cuốn sách hơn việc nhận thêm một mentee, bởi vì mình có thể làm công việc dịch sách một cách hoàn toàn độc lập, trong khi việc hướng dẫn học bổng luôn có rủi ro của việc đột nhiên phải dành thời gian cho mentee.
Đây là tối ưu chương trình thời gian.
2. Không tiếc tiền bạc và công sức khi đầu tư cho "cần câu cơm"
Mình có một cái tính cực kì giống bố là: không bao giờ tiếc tiền cho việc sắm đồ dùng làm việc. Hồi khoảng năm 2004 hay 2005 gì đó, bố mình dám bỏ ra một lúc 50 triệu để sắm một cái máy Power Mac G5 của Apple.
Mình không mạnh tay được như bố, nhưng cũng đã đầu tư kha khá tiền bạc và công sức vào việc sắm “cần câu cơm”. Chiếc máy tính đầu tiên mình mua thực sự để dành cho công việc là Macbook Pro 13 inch phiên bản 2019, với giá hơn 44 triệu. Tất nhiên là cái máy đã thực hiện xuất sắc nhiệm vụ của nó, khi trở thành công cụ chính cho tất cả những việc mình làm và giúp mình kiếm được khoản lợi nhuận lớn gấp mấy chục lần chi phí mình bỏ ra cho nó.
Một ví dụ nữa về đầu tư “cần câu cơm” là việc mình sẵn sàng chịu mất thêm 5 triệu chỉ để đổi sang một cái màn hình có cổng USB Type C, giúp mình dễ dàng vừa sạc Macbook, vừa xuất tín hiệu ra màn hình rời mà không cần phải cắm thêm sạc ngoài cho cái Macbook. Mình còn chi tiền cho bàn phím cơ, mua thêm các loại switch khác nhau, xốp lót, và mặt phím, để thử nghiệm và tìm ra cái bàn phím tối ưu cho mình.
Trong trường hợp này, nếu xét ở góc nhìn ngắn hạn, mọi người có thể thấy mình đang làm ngược quy tắc 80/20: mình bỏ ra 80 chỉ để có thêm lợi ích 20. Tuy nhiên, mọi người có thể để ý rằng mình luôn đầu tư 80 nhiều cho những “lợi ích lặp lại”. Một cái cổng Type C khiến mình tiết kiệm được chút thời gian cắm và rút sạc máy tính, việc thay đổi switch cũng như lót thêm xốp cũng chỉ khiến cho cảm giác gõ “sướng”một chút, âm thanh gõ “êm tai” hơn một chút mỗi khi gõ. Nhưng, mỗi tuần mình rút ra rút vào cái máy tính hàng chục lần, và gõ tới 25,000 từ, tương đương với khoảng trên 125,000 lần gõ phím. Tất cả đều có vẻ là mấy lợi ích lặt vặt, nhưng vấn đề là mình dùng nó hàng trăm, hàng nghìn lần. Khi gộp lại, những lợi ích lặt vặt đó gom thành một khoản tiết kiệm khổng lồ về thời gian và công sức.
Đây là tối ưu dụng cụ.
3. Tập gõ máy tính bằng 10 ngón
Với người làm công việc liên quan đến tư duy và chữ nghĩa quá nhiều như mình, việc gõ nhanh phải là ưu tiên hàng đầu. Tốc độ gõ phím phải càng gần tốc độ tư duy càng tốt, bởi vì tư duy mới là cái thực sự làm ra tiền và sản phẩm và mình cần gõ ra nó thật nhanh để còn tư duy tiếp. Đó chính là lý do khiến mình đầu tư cho việc tự “customize” bàn phím cơ, và tập gõ 10 ngón thật nhanh.
Mọi người có thể tham khảo video này để hiểu thêm về một số mẹo thay đổi tốc độ gõ phím của mình: https://youtu.be/r1I-u5JDfpk. Các mẹo đó bao gồm: gõ bằng nhiều số ngón tay nhất có thể nhưng sử dụng các ngón với độ ưu tiên khác nhau, cắt móng tay ngắn, chọn bàn phím phù hợp, và gõ kiểu touch typing – gõ mà không cần nhìn bàn phím.
Chủ của kênh Youtube này có khả năng gõ trên 150 từ mỗi phút, tương đương với khoảng trên 750 lần gõ phím (keystroke) mỗi phút. Còn mình hiện tại có khả năng gõ khoảng 80-90 từ mỗi phút, tương đương khoảng 400-480 keystroke mỗi phút. Chừng đó là tạm đủ cho việc dịch sách: mình có thể vừa đọc văn bản gốc, vừa nghĩ ra nội dung cho bản dịch, vừa gõ nội dung đó xuống gần như liên tục. Bằng cách gõ nhanh theo tốc độ suy nghĩ, mình có thể dịch xong khoảng 10 trang sách tiếng Anh trong vòng 3 tiếng đồng hồ nếu bản gốc tiếng Anh có độ khó trung bình.
Đây là tối ưu thao tác.
4. Làm việc phải vui: Nếu nó không vui, hãy làm cho nó vui
Khi công việc vốn đã rất căng thẳng, mình nghĩ chúng ta cần nghĩ cách làm cho tất cả những khía cạnh còn lại của nó thoải mái nhất có thể: cái ghế bạn ngồi, cái bàn bạn đặt chuột, cái màn hình bạn nhìn, cái gối tựa lưng - tất cả những thứ đó không nên gây sức ép lên bạn. Các bạn có thể thay đổi chúng từng chút một và thậm chí biến quá trình thay đổi đó thành một mục tiêu tiết kiệm: Tiết kiệm để sắm sửa cho mình một không gian làm việc riêng thực sự mang tính thư giãn, một không gian mà mỗi lần nhìn vào nó là bạn muốn ngồi vào.
Mình bắt đầu bằng cách mua một cái máy tính mới để tránh được những khó chịu của việc giật hay lag. Đôi khi chỉ là cái chuyển động (animation) trơn mượt trên macbook, nhưng nó thực sự tạo cảm giác dễ chịu hơn nhiều so với những cú alt+tab đột ngột của Windows.
Thứ hai, mình giữ cho phòng riêng ngăn nắp nhất có thể: tất cả các món đồ trong phòng mình đều có một vị trí riêng trên giá, trong tủ hoặc trong ngăn bàn, và gần như chúng luôn nằm ở vị trí đó. Hiển nhiên là mình sẽ thấy an toàn và dễ chịu mỗi khi bước vào phòng để nhìn thấy mọi thứ ngăn nắp và yên vị. Cảm giác đó khiến mình muốn và an tâm ngồi tập trung trong cái phòng ấy.
Thứ ba, mình cố tình mua một cái bàn có hộc to nhưng hở lưng, một cái màn hình 27 inch có cổng USB Type-C, và một cái tay đỡ màn hình. Mình giấu mấy cái máy PS3 và PS4 trong hộc bàn và luôn ở trạng thái kết nối với cái màn hình, và dán luôn cái ổ cắm vào một góc khuất ở bên cạnh bàn. Cái màn to đùng và cái tay đỡ màn hình đã che hết tất cả các dây kết nối giữa máy tính và máy chơi game với màn hình, còn cái góc khuất đã che mất cái ổ cắm điện. Vì thế, khi làm việc ở cái bàn này, cái dây duy nhất mà mình thực sự nhìn thấy là dây cắm điện nối từ ổ vào tường.
Thứ tư, mình đầu tư rất nhiều tiền cho những thứ ở … sau lưng mình: mấy cái kệ chứa một đống đồ sưu tầm. Phải có những cái kệ đó, không gian mới thực sự là không gian với mình: không chỉ trước mặt mình đẹp, mà sau lưng mình cũng phải đẹp.
Và cuối cùng, tất nhiên, không thể thiếu được hai thiết bị ngoại vi “con cưng” của mình: cái bàn phím do mình tự “độ”, và cái magic trackpad 2, cả hai đều kết nối không dây.
Các bạn cứ tưởng tượng một góc làm việc mà mọi thứ đều sẵn sàng, gọn gàng, không một chút dây dợ, được “build” riêng cho chính mình, và giải trí cũng như làm việc đều chỉ nằm trong tầm tay – nó sẽ khiến bạn muốn ngồi vào bất cứ lúc nào 😀
Đây là tối ưu không gian.
5. Dành 1 giờ mỗi ngày, trong 5 ngày mỗi tuần, cho sức khỏe
Dù đã nói đến nhiều lần, mình vẫn muốn nhắc lại rằng việc tập thể dục đã có tác động cực kì lớn đến năng suất lao động của mình trong 2 năm trở lại đây. Nó khiến mình làm được khối lượng công việc gấp 2-3 lần so với ngày trước.
Thực tế là mình ngủ ít hơn người bình thường một chút, chỉ khoảng 5-6 tiếng mỗi ngày. Nhưng mình vẫn dành ra 40 – 60 phút mỗi ngày cho việc tập các bài tập cardio hoặc kháng lực: 2 buổi cardio và 3 buổi kháng lực mỗi tuần. Với mình, 60 phút tập thể dục đó giúp mình tránh được các bệnh nghề nghiệp và nâng cao sức khỏe, và vì thế có lợi hơn rất nhiều so với 60 phút dành cho việc ngủ.
Đây là tối ưu thể chất để không chết trước khi có thời gian hưởng thụ tiền mình làm ra :))
6. Đừng gây sức ép cho bản thân chỉ vì mình không có năng suất cao như người khác
Đây phần nào lại là câu chuyện về áp lực đồng trang lứa – peer pressure. Mình sẽ dành một bài viết khác cho chủ đề này, vì có rất nhiều điều cần nói. Nhưng nói một cách ngắn gọn, việc chúng ta tự tạo sức ép cho mình chỉ vì năng suất không cao bằng người khác là một việc khá vô lý, bởi vì chúng ta không thể biết được xuất phát điểm và những cái giá mà người khác phải trả.
Sẽ tốt hơn nếu chúng ta dùng thời gian cho việc phản tư sau mỗi dự án, hơn là tốn thời gian cho việc so sánh và sốt ruột. Hoặc chí ít, khi cảm thấy khó chịu, hãy bắt tay ngay vào việc làm cho sự khó chịu ấy biến mất, bằng cách đầu tư thời gian và công sức để biến không gian làm việc của mình thành một nơi dễ chịu hơn.
Đây là tối ưu tinh thần.
Kết
Trước cùng một vấn đề phát sinh, chúng ta có 2 cách giải quyết:
(1) xử lý nó nhất thời và sau đó quên đi, lần sau xử lý kiểu khác;
(2) xử lý nó nhất thời, nhưng sau khi công việc kết thúc, dành thời gian để ngẫm nghĩ và tìm ra một quy trình hoặc quy tắc xử lý nó trong dài hạn. Mình chọn cách thứ hai.
Mình có thể mất một vài giờ hoặc thậm chí vài ngày để lập và tối ưu hóa một bộ quy tắc giải quyết hoặc quy trình, nhưng đổi lại bộ quy tắc đó sẽ tiết kiệm được cho mình hàng trăm giờ. Tối ưu chương trình thời gian, tối ưu dụng cụ, tối ưu thao tác, tối ưu không gian, tối ưu thể chất, và tối ưu tinh thần – bạn không nhất thiết phải làm tất cả cùng một lúc.
Hãy ưu tiên, lần lượt từng việc một. Hôm nay có thể là việc dọn cho sạch cái phòng làm việc, ngày mai có thể là việc tập một bài cardio 20 phút, hoặc thưởng cho bản thân một chiếc ghế công thái học thực sự thoải mái.
Tối ưu không phải là đùng một cái đảo lộn hoàn toàn không thời gian của mình. Tối ưu là làm nhiều cái nhỏ nhỏ từng chút một, nhưng liên tục và đều đặn.
Phải thế, việc tối ưu mới bền vững được.
...
Ảnh chống trôi: Cái bàn phím khi được mình tháo tung ra để "độ".
.png)
.png)
.png)
.png)
0 Comments