https://flownes.com/thoi-gian-cua-nguoi-duc/

https://flownes.com/phuong-phap-gio-mo-cua-o-duc/

Bạn biết gì về việc người Đức dùng thời gian?

Timeboxing 3: Kỹ thuật quản lí thời gian của người Đức

Tuy lời hứa về phần 3 của kỹ thuật quản lí thời gian đã từ lâu nhưng không có nghĩa là Mik quên đâu nhé. Vì thực sự bài viết này đáng bỏ công sức làm lâu và chờ lâu. Nếu phải khuyên bạn chỉ được đọc 1 bài viết duy nhất trên Flownes, thì tôi sẽ khuyên đó là bài viết này. Ô kê, một phút quảng cáo vậy thôi, bắt đầu vào nội dung chính luôn nhé.

Thế nhưng, nếu chỉ biết về việc người Đức khá đúng giờ thì ta mới chỉ biết đến bề nổi. Sử dụng thời gian là thước đo của năng suất làm việc, vì thế, khi biết về năng suất của người Đức cao, chúng ta cũng cần hỏi Họ đã dùng thời gian thế nào?

Phần 1: Mô tả Hệ thống Giờ mở cửa ở Đức

Đầu tiên là ai cũng biết rằng nếu đi ngân hàng, hay quán cafe thì bạn sẽ thường đến sau lúc 8-9g gì đó để đảm bảo dịch vụ đã mở cửa. Điều này rất bình thường ở Việt nam hay trên toàn thế giới. Thoạt nhìn qua thì các cửa hàng ở Đức cũng vậy. Nhưng mà, tuy vậy mà không hẳn vậy. Nếu chỉ dừng ở các cửa hàng bình thường thì khó mà hiểu sâu hơn, nếu có thể đến Đức, bạn hãy lưu ý hơn tới các cơ quan làm việc, văn phòng, thư viện… Nhờ tìm hiểu những nơi này, tôi sẽ chỉ ra cách người Đức đóng khung thời gian một cách hệ thống, khoa học và phức tạp hơn thông thường rất nhiều.

Ví dụ đi thư viện lẽ ra chỉ đơn giản là:”Hôm nay, em đi thư viện”. Ấy thế mà nó lại là thế này:

Ảnh 1: Giờ mở cửa thư viện thành phố gần nhà tôi hiện tại (ảnh tôi chụp)

Thứ hai và thứ ba làm việc 6 tiếng: từ 12 giờ trưa tới 6 giờ tối.
Thứ tư nghỉ
Thứ năm làm việc từ 11g trưa tới 7g tối (6 tiếng)
Thứ sáu mở cửa từ 10g sáng tới 6g tối (8 tiếng)
Thứ bảy mở cửa cũng từ 10g sáng như thứ sáu nhưng đóng cửa lúc 2g chiều (4 tiếng, mà lại vào lúc ăn trưa!!!!)

————————————————————-

Ảnh 2: Giờ mở cửa thư viện ở Munich nơi tôi ở đợt trước

Hội trường chung mở hàng ngày từ 8g sáng tới 24g
Quầy thông tin tầng trệt mở từ 9g sáng tới 7g tối từ thứ hai đến thứ sáu. Quầy mượn sách tại chỗ mở từ sau đó 1 tiếng và cũng đóng lúc 7g tối. Phòng đăng ký thẻ mở cùng giờ với quầy mượn sách, nhưng nó là hai nơi khác nhau ở cùng một tầng.
Phòng đọc tạp chí viết mở từ thứ hai đến thứ sáu từ 9g sáng tới 8g tối, nhưng thứ bảy nó cũng làm việc, mà chỉ mở từ 10g sáng tới 5g chiều.
Phòng có sách lịch sử và sách cổ của bang thì mở hẳn từ thứ hai tới thứ sáu luôn, từ 9g tới 7g tối nhé.
Phòng đọc cho sách viết tay và các Bản in cổ từ 9g đến 5g chiều
Các phòng đọc đặc biệt về nhạc, ảnh, bản đồ cùng giờ trên

————————————————————-

Ảnh 3: Giờ mở cửa của một cửa hàng với khác biệt của tháng

Tháng bảy và tháng tám hàng năm cửa hàng này chỉ mở tới 2g chiều mỗi thứ bảy thay vì tới 4g chiều như những tháng khác.

————————————————————-

Bạn đã bắt đầu thấy nó kì quặc rồi đúng không? Mới thấy kì quặc thôi thì chưa đủ đâu. Nếu bạn là người thực hiện theo các lịch trình riêng của tất cả các cơ quan khác nhau cùng một lúc thì nó lại là một vấn đề không đơn giản. Việc ”một buổi sáng thức dậy và bỗng dưng bạn nhớ ra hôm nay phải đi làm mấy việc” sẽ gần như phi lí ở Đức. Để tôi ví dụ một cậu bạn (người Mĩ) cùng lớp tôi, trong một ngày được nghỉ học, cậu định đi đăng ký giấy tờ, tiện ghé vào đóng tiền thẻ dịch vụ sinh viên rồi vào đăng ký phòng tập gym gần đó. Nhưng kết cục thì cậu đã hốt hoảng thế này:

Có người Đức nào giải thích hộ tôi làm sao mà cái hệ thống giờ mở cửa ở đây nó ngớ ngẩn và không thể đoán được không hả trời? Phải có lí do gì đó chớ!!!!!

Chỗ tập gym thì đóng cửa 4 tiếng vào buổi trưa mỗi thứ ba và thứ năm.
Sở ngoại kiều thì lại chỉ mở 4 tiếng vào buổi sáng trừ thứ tư. Nhưng cũng vào thứ tư thì họ sẽ mở cửa vào buổi chiều, trừ dịch vụ điện thoại. Nói chung là riêng hôm đó không mở đường dây dịch vụ thoại.
Trung tâm dịch vụ sinh viên mở cửa từ 9g tới 4 rưỡi chiều đấy. Nhưng mà cái bàn làm dịch vụ thẻ sinh viên bên trong nó chỉ mở cửa từ 10g tới 12g thôi nhá, à mà tất nhiên chỉ vào thứ hai, thứ ba và thứ sáu thôi. Lỡ mà bạn muốn trả tiền dịch vụ thẻ bằng tiền mặt thì lại phải đi vào phòng tài chính gần đó, nhưng nó chỉ mở cửa từ 8:45 đến 11:45, mà lại trừ thứ sáu cơ.

Cái xã hội (Đức) này trước đây vận hành kiểu gì nếu không có mạng mẽo để tra cứu? Chả nhẽ ai cũng phải ôm quyển sổ Giờ Mở Cửa đi khắp nơi à!!!!

(Lạy chúa!)

Nếu dịch trường hợp này sang ở Việt Nam thì nó có thể là thế này: Hôm nay tôi muốn đi ăn phở. Nhưng phở bò chỉ bán vào thứ 2, thứ 4 và thứ 7. Mà tôi muốn ăn phở không hành nên chỉ có thể ăn vào chiều thứ 3 hoặc sáng thứ 5. Ngoài ra nếu muốn có trứng thì chỉ phục vụ vào các buổi chiều trừ chiều thứ 2.

——————————–

Nhưng biết lịch làm việc không phải là việc duy nhất bạn phải làm nếu sống ở Đức. Vì mỗi nơi có một khung giờ riêng, chỉ để làm một việc nhất định, nên bạn cần hoạt động theo hình thức ”Đặt hẹn”. Hơn cả, bạn cũng phải dựa vào nó, rồi có hệ thống lịch hẹn của riêng bạn cho mọi thứ (Thật ra việc đặt hẹn rất phổ biến ở các nước trên thế giới, phần này tuy không chỉ ở Đức, nhưng nó quan trọng cho phần 2 của bài viết này). Ví dụ cơ bản như sau:

Đây là trường hợp đi xăm thì còn từ từ được. Chứ tôi nhiều lần rơi vào cảnh khổ sở với hệ thống lịch hẹn.

Nếu bạn đau răng, mưng mủ thì đừng nên đau lúc nửa đêm thứ 6 như tôi. Tốt nhất hãy kiểm tra lịch làm việc của bác sĩ răng rồi quyết định khi nào nên mưng mủ. Nếu không bạn sẽ phải vật vã vì chẳng có bác sĩ mở cửa vào cuốn tuần cứu giúp. Đó là một thảm hoạ vì lợi tôi lúc đó bắt đầu loét… Nhưng điều này cũng chẳng bằng cô bạn tôi, nhỏ bị tiêu chảy và cũng phải vật vã khổ sở biết bao, chỉ vì không biết chọn lịch mà đau bụng. Chúng tôi chỉ ao ước được như Việt Nam lúc nào cũng có bác sĩ, thầy lang đầu làng cuối phố mở cửa thường xuyên. Bị bệnh cũng phải lên lịch, chúng tôi còn nói đùa là khéo các cụ muốn về trời cũng cần lên lịch để thuận tiện.

Nói vậy có hơi quá, nhưng đúng là những việc dù rất cấp bách mà cũng không được giải quyết chỉ vì lịch làm việc của các cơ quan, tổ chức quá là …ác. Dù bạn có tiền hay có rất nhiều tiền thì cũng không quan trọng lắm đâu, nhất là lúc đó không phải lịch làm việc của công ty. Lần đó vòi nước nhà chúng tôi bị rò rỉ tung toé. Khi gọi cho ba bốn công ty sửa ống nước thì đều bị từ chối không nhận ngay vì … đang mùa du lịch, thợ sửa đi nghỉ mát cả rồi. Báo hại 2 tuần đó chúng tôi không giặt được quần áo. Hôm trước tôi còn đọc được có bạn bị tắc bồn cầu… à mà thôi không kể nữa.

Ấy thế mà, nếu được chọn tôi vẫn sẽ chọn cách xây dựng hệ thống thời gian của người Đức. Vì chính khi nhìn vào để giải thích TẠI SAO họ làm vậy, tôi khám phá ra một sự thông minh tuyệt vời. Nó thay đổi cách tôi làm việc và thực sự làm cuộc sống dễ dàng hơn, kiểm soát hơn và đạt được nhiều thành quả hơn. Bởi vậy, trong Phần 2 của bài viết này, thay vì nói về cách thực hiện theo các lịch này, tôi muốn mô tả cách xây dựng hệ thống ấy, và gợi ý về cách áp dụng, cũng như chia sẻ kinh nghiệm của chính tôi.

———————————-

Vui lòng trích dẫn bài viết này khi chia sẻ – ghi rõ nguồn flownes.com. Đặc biệt với bài viết này vì nó có thể cần sự giải thích cụ thể của tác giả.

Nếu bạn không thích sống kiểu Đức, có thể tham khảo cách làm giờ mở cửa khác ở một nơi nào đó trên Trái Đất:

Nguồn: yelp.com

==================

Phần 2: Giải thích phương thức Giờ Mở Cửa

Hệ thống quản lý thời gian của người Đức – mà tôi gọi là ”Giờ Mở Cửa” (Öffnungszeiten) hoạt động thế nào?

Hệ thống quản lý thời gian của người Đức – ”Giờ Mở Cửa” (Öffnungszeiten)

Giờ mở cửa bán phở trên đây là tôi ví dụ cách người Đức đang vận hành xã hội (xem tại bài viết trước). Một cơ quan mà có một đống khung giờ làm khác nhau. Nhưng bạn có tự hỏi nguyên lí gì khi họ công bố các khung giờ này? Liệu họ chỉ đơn thuần bịa ra … cho vui?

Không, không!

Hãy để tôi giải thích việc người Đức áp dụng hệ thống này. Nó dựa trên việc tính toán rất đều đặn và chi tiết chứ không phải bừa bãi nhé!

Thứ nhất, người Đức hiểu rằng bạn làm việc 8 tiếng không có nghĩa là bạn kiếm được nhiều tiền hơn so với làm việc một tiếng.

Khu nhà ở của tôi có một cửa hàng bán đồ tạp hoá cho cư dân trong đó. Nó mở cửa hàng ngày, và chỉ mở cửa đúng 1 tiếng đồng hồ. Tại sao? Vì số lượng khách của họ cố định (chỉ trong khu đó) nên khó có thể tăng lên, do đó, dù mở cả ngày thì cũng chỉ có ngần đó sản phẩm được bán ra. Thế là họ qui định luôn chỉ mở 1 tiếng hàng ngày, cũng chính là khoảng thời gian có số người hay đến mua nhất. Có mở thêm 7 tiếng nữa cũng gần như không tăng doanh thu mà! Tương tự, việc chúng ta cắt cử nhân viên làm một việc đủ 8 tiếng chưa hẳn sẽ làm tăng doanh thu của cửa hàng đó! Ban đầu Mik rất bực bội với cửa hàng này, vì cứ tối tối ai rủ đi chơi, là phải nghĩ coi ”Hôm nay có mua gì ở đó không ta? Phải đi chơi về sớm còn kịp mua đồ nhỉ?” Nhưng giờ nghĩ lại thấy họ đặt giờ hiệu quả đấy chứ?

Có thể bạn không biết rằng, đây là một trong lí do mà so với người Nhật, năng suất của người Đức vẫn cao hơn, dù họ làm ít hơn.

Thứ hai, tiết kiệm là quốc sách.

Nếu đã đọc bài Số 1 không nhỏ ở Đức thì bạn hiểu người Đức không bỏ qua bất cứ cơ hội nào để tiết kiệm thêm, dù nhỏ bé bằng 1 giờ mở cửa. Bạn sẽ dễ dàng thấy các ngày trong tuần, hoặc tháng trong năm, họ thay đổi giờ mở cửa chênh nhau dù chỉ một tiếng (ảnh dưới).

Mới tháng trước thôi, thư viện trường tôi vừa tuyên bố giảm số giờ mở cửa để … tiết kiệm điện. Họ đo đạc số người sử dụng dịch vụ ở mọi thời điểm. Sau đó thống kê xem những thời gian nào ít người dùng nhất để cắt giờ mở cửa lúc đó. Trong thông báo của mình, họ ghi rõ với mức bỏ bớt số giờ mở cửa này, họ sẽ tiết kiệm được bao nhiêu tiền điện.

Hai cách trên tính toán dựa trên nguyên tắc là chỉ làm việc vào lúc thu được nhiều khách nhất. Đồng thời, bỏ những khung thời gian ít khách nhất để tiết kiệm tiền điện, tiền nhân viên, tiền dịch vụ… (Quy tắc 80/20).

Nhưng tư duy của họ không dừng lại đơn giản như vậy. Ngoài việc hiểu thực tế đang diễn biến ra sao, họ còn đi sâu vào phân tích lí do của việc tăng giảm lượng khách, từ đó họ điều chỉnh giờ mở cửa.

Tôi gọi đây là quy tắc tính toán thứ ba: hiểu rõ thiên thời địa lợi nhân hoà.

Cuối tuần vừa rồi tôi vừa đi tham quan một lâu đài trên đồi. Và đây là giờ mở cửa của nó:

Tương tự với bức ảnh trong bài trước về thay đổi giờ bán hàng theo tháng, thì giờ mở cửa ở đây thay đổi theo mùa ở khu vực và theo sự kiện trong năm. Và như đã nói, nó cũng chỉ chênh lệch khoảng 1 tiếng với nhau. Giờ mở cửa này dựa vào việc ở các tháng trong năm, mặt trời lặn sớm hơn hay muộn hơn mấy tiếng (ảnh hưởng tới số lượng khách). Còn con người thì đi nghỉ lễ nhiều hơn hay ít hơn ở các tháng khác nhau.

Đó là lí do mà bạn sẽ thấy giờ mở cửa ở nhiều nơi ở Đức có khác biệt giữa thứ hai và thứ sáu, giữa mùa đông và mùa hè, giữa phía Bắc và phía Nam. ”Đơn giản” đúng không?

————————-

Với những người đi làm đủ 8 tiếng, cách làm của họ cũng được áp dụng phương thức timeboxing thay vì làm dàn trải như các nơi khác. Hãy nâng cao thêm ở phần phân tích dưới đây nhé!

1. Chuyển đổi là mất thời gian

Bạn nghĩ sao nếu một bà nội trợ làm việc kiểu này: là một cái áo xong – rồi quay sang lau một mét vuông nhà – sau đó là thêm một cái áo ở đó – rồi quay sang lau thêm một mét vuông nhà nữa.

Nghe có vẻ sai sai nhỉ? Nhưng thực tế là chúng ta đều đang làm việc theo cách đó! Và hài hước là chúng ta không nhận ra làm thế là không năng suất! Hãy nhìn vào cách làm việc của một cơ quan thông thường mà ta biết: Mở cửa từ 9g -18g. Và điều này có nghĩa là khi bạn tới đây, tất cả các nhân viên sẽ cùng làm tất cả các dịch vụ mỗi khi khách yêu cầu. Bạn tới và yêu cầu họ làm một dịch vụ A, người đến sau bạn yêu cầu dịch vụ giấy tờ B, rồi người tiếp theo lại yêu cầu làm cái A. (Cách làm 1). Việc này rất bị động và công ty sẽ chạy đôn chạy đáo để làm từ dịch vụ A, sang dịch vụ B rồi trở về dịch vụ A. Mà bạn biết đấy, mỗi dịch vụ sẽ cần chuẩn bị các loại giấy tờ, dụng cụ khác nhau và phải dọn dẹp để đổi sang đầu việc khác. Thậm chí dù vẫn là một nhân viên phục vụ, nhưng người đó cũng phải mất thời gian nghĩ lại xem tiếp theo cần phải làm những gì. Mỗi lần chuyển đổi như vậy sẽ khiến bạn lại quay lại chuẩn bị từ đầu.

Người Đức không làm thế. Với họ, mỗi khung giờ mở cửa tương ứng với một nhiệm vụ làm việc trong cơ quan đó (xem bài trước để hiểu rõ). Họ qui định là chỉ làm một dịch vụ A (hoặc nhóm dịch vụ A có chung sự chuẩn bị) trong một khung thời gian trong ngày, sau đó dừng hẳn và chỉ làm dịch vụ B ở khung thời gian tiếp theo (Cách làm 2). Khách hàng muốn làm cái nào phải theo dõi giờ mở cửa của cái đó. Họ hiểu rõ là: khi bà nội trợ kia lau nhà, phải dọn đống quần áo và bàn là đi đã. Khi muốn là quần áo, phải cất cây lau và chậu giặt đi đã. Việc chuyển đổi liên tục sẽ mất vô cùng nhiều thời gian chuẩn bị và dọp dẹp.

Hình dưới đây mô tả sự tốn kém và mất thời gian của cách làm thông thường so với cách Giờ Mở Cửa ở Đức.

Cách làm thông thường khiến nhân viên mất thời gian chuyển đổi (đi lấy dụng cụ) và chỉ làm được 5 đầu việc, hiệu suất bằng nửa phương pháp ”Giờ Mở Cửa”.

2. Sự bị động và tốn kém của cách chúng ta đang làm việc

Thứ nhất, điều này có nghĩa là cách làm việc thông thường mang tính bị động cho người làm việc. Trong khi đó, việc bạn chỉ mở thời gian cho một việc cụ thể, và chỉ cho phép người khác tham gia vào ở khung giờ cụ thể đó khiến bạn làm thoăn thoắt các thao tác. Điều đó làm tăng năng suất vì bạn không bị gián đoạn bởi các việc khác nhau, não sẽ tập trung hơn và thuần thục hơn vì chỉ phải ghi nhớ một chu trình nhất định trong khung thời gian đó, như thế sự chính xác cũng cao hơn (Người Đức nổi tiếng vì độ chính xác cao đấy nhé).

Thứ hai, nếu chỉ ghi từ 8g-18g thì nhân viên sẽ cảm thấy có cả một ngày dài để làm việc, họ sẽ có lí do để trì hoãn. Kiểu như đến cuối ngày mới dốc sức chạy việc, và cả ngày chỉ làm được có một việc. Nhưng khi tiến hành đóng khung thời gian theo cơ chế chỉ làm một việc A trong một khung thời gian, họ buộc phải có ý thức tập trung cao trong đúng khung thời gian đó để nhanh chóng hoàn thiện. Và vì quãng thời gian được chia nhỏ, họ sẽ nhìn được thành quả ngay tức khắc, tạo động lực để đo lường và nhận ra hiệu suất của bản thân. Nếu việc đóng khung này được triển khai thành giờ làm việc cố định như cách người Đức công bố Giờ Mở Cửa, thì buộc người làm phải hoàn thiện nhiều việc khác nhau trong cùng một ngày.

Đây là một trong những lí do mà người Đức áp dụng mô hình này cho tất cả các cơ quan, công ty, và mạng lưới ấy lại càng hỗ trợ nhau nâng năng suất. Vì khi cả xã hội cùng tôn trọng hệ thống giờ mở cửa của các nơi khác nhau, thì sẽ chủ động hợp tác với yêu cầu của các dịch vụ ấy, đồng thời tự lên lịch cá nhân để ăn khớp với cơ chế chung. Đây chính là điểm khó làm, áp dụng phương thức này cho cá nhân thì dễ nhưng áp dụng cho toàn xã hội lại không đơn giản.

Phần tiếp theo sẽ hướng dẫn cách xây dựng hệ thống Giờ Mở Cửa và ứng dụng.

====

Hi Hà Min. Hiện tại mình vẫn dành thời gian cố định để đọc sách vào buổi sáng, check mail vào trưa và ít nói chuyện vào buổi tối. Nếu mô tả cụ thể từng cái cũng khá dài đấy, mình sẽ đưa dần trong các bài sau nhé.

Áp dụng một tuần có thể dựa vào ETS chia thành học- làm- chơi.

Trong quá trình áp dụng thì mình nghĩ bạn có thể lưu ý về việc áp dụng từ ngắn rồi tăng dần lên. Ví dụ từ đọc sách lúc đầu 15 phút rồi tăng dần lên một tiếng.

===

Tại sao Việt Nam cần học phương thức quản lí thời gian của Đức? – Ứng dụng Giờ Mở Cửa

Timeboxing 3 : Kỹ thuật quản lí thời gian của người Đức
https://flownes.com/ung-dung-gio-mo-cua/

Tại sao Việt Nam cần phương thức quản lí thời gian của Đức?

Hãy mở đầu bài viết này bằng một vài con số thống kê trên các báo:

Về Việt Nam

“Tính theo sức mua tương đương năm 2011, năng suất lao động của Việt Nam năm 2016 đạt 9.894 USD, chỉ bằng 7% của Singapore; 17,6% của Malaysia; 36,5% của Thái Lan; 42,3% của Indonesia; 56,7% của Philippines và bằng 87,4% năng suất lao động của Lào”, Tổng cục Thống kê cho hay. (Nguồn: vneconomy.vn)

“Với tình hình hiện nay thì 10 người Việt Nam làm không bằng 1 người Singapore, 5 người Việt chưa bằng 1 người Malaysia, gần 3 người Việt Nam mới bằng 1 người Thái Lan, thậm chí năng suất lao động của chúng ta còn thấp hơn Lào“. (Nguồn: vneconomy.vn)

—————————————-

Về Đức

Theo OECD, năm 2014 năng suất lao động (GDP/giờ lao động) của Đức là 64.4 USD, so với 41.3 USD của Nhật thì năng suất lao động của Đức cao hơn 56%. Lý do khiến cho năng suất lao động của người Đức cao hơn hẳn so với Nhật Bản là thời gian làm việc của người Đức ngắn. Đức là ví dụ minh chứng cho việc mặc dù thời gian làm việc ngắn nhưng vẫn có thể giữ vững được mức tăng trưởng kinh tế và tái phân phối của cải dựa trên hệ thống an sinh xã hội.

Đức là cường quốc “rút ngắn thời gian làm việc”. Theo OECD, năm 2014 thời gian làm việc bình quân hàng năm của một người Đức là 1371 giờ. Đây là con số thấp nhất trong số các nước OECD, ngắn hơn thời gian làm việc bình quân của các nước OECD 399 giờ, của Hàn Quốc 753 giờ. (Nguồn: tech.vietfujigroup.com)*.

Hoặc đơn giản hơn là người Đức chỉ mất 4 ngày để làm những gì mà người Anh mất 5 ngày để hoàn thành. (Nguồn: fullfact.org)

Tóm gọn lại là năng suất lao động của Việt Nam và Đức là hai đầu cực đối nghịch. Vì lí ”ta còn thua cả Lào”, tôi nghĩ chúng ta nên tham khảo cách nào hiệu quả nhất để tăng năng suất. Mà quản lý tốt thời gian là chìa khoá của làm việc hiệu quả, nên tôi đề xuất với chính phủ Việt Nam là học cách của Đức.

—————–

Trước khi đọc về cách áp dụng, hãy đảm bảo là bạn hiểu ”cách của Đức” là cách gì, bằng việc đọc bài Giải thích phương pháp Giờ Mở Cửa.

Tôi muốn nói với bạn là: có thể bạn chưa từng được nghe thấy phương pháp này; dù nó đã phổ biến ở Đức từ lâu, và dù đã có nhiều du học sinh và Việt Kiều Đức thấy nó. Lí do bởi vì với người Việt sống lâu ở Đức, ai cũng coi hệ thống này là ”hiển nhiên nó phải thế”. Ví dụ như chồng tôi đã ngạc nhiên khi tôi thấy hệ thống này … đáng ngạc nhiên. Còn với người mới tới Đức, ai cũng sẽ hơi bỡ ngỡ với cách sống này, nhưng rồi họ sẽ nhanh chóng điều chỉnh và theo được, rồi coi nó là điều bình thường của một xã hội phát triển hơn. Bởi vậy, dù nó lạ, nhưng không mới. Dù nó hay, nhưng chưa được người Việt quan tâm đúng mức.

—————————————-

Phần 3: Cách xây dựng Giờ Mở Cửa và ứng dụng của tôi

Việc có một khung giờ để công bố ra không đơn giản là chọn bừa. Mà chúng ta cần tính toán để tạo những khung thời gian hợp lí nhất trong chu trình làm việc.

Kỹ thuật Pomodoro khuyên bạn chia nhỏ thời gian một buổi học/buổi làm. Còn kỹ thuật ETS khuyên bạn nên chia tuần thành 3 mục đích. Với kỹ thuật Giờ Mở Cửa, bạn nên đóng khung Việc cố định cho Giờ cố định. Quy trình của nó xuất phát từ việc bạn hiểu khối lượng công việc đó là bao nhiêu, rồi chia thời gian cho tương ứng thôi.

Tuy nhiên, hãy lưu ý hai nguyên tắc quan trọng mà người Đức áp dụng khi xây dựng hệ thống này.
Thứ nhất là đo đạc liên tục và kĩ lưỡng (xem bài trước). Chính từ nguyên tắc một này, họ thường dẫn tới quy tắc hai là ”Thực tế không phải luôn luôn có sự cào bằng”. Nghĩa là cách xây dựng trên chỉ là lí thuyết, và người Đức luôn chú trọng vào những gì đang xảy ra trong thực tiễn hơn. Lí thuyết là 10 người đến nhà sách mua sách. Nhưng trên thực tế là gì? Chỉ 1 người mua thôi. 5 người thì đọc ké, 2 người đứng nhờ điều hoà cho mát và 2 người đi lộn cửa hàng. Rất khác nhau mà?

Nghe hoành tráng vậy nhưng khi ứng dụng cho cá nhân lại khá dễ. Đầu tiên, hãy trả lời các câu hỏi này:

Những điều gì là quan trọng nhất trong cuộc sống cá nhân của bạn? (Xác định khối lượng và chất lượng)
Bạn đã dành đúng lượng thời gian cho những người đó/ việc đó chưa? Hiện tại những ai/những việc gì chúng ta nên mạnh mẽ cắt giảm thời gian mở cửa của mình? (Chia thời gian)

Sau đó, bạn chỉ cần tập trung vào quy tắc ”giờ nào việc nấy” là đủ. Dưới đây là những Giờ mở cửa tôi đã và đang thực hiện để sống hiệu quả:

Phần ứng dụng của tôi

Giờ kiểm tra email

Trước đây tôi có thói quen ”refresh” kiểm tra email mới cả ngày. Nó giống như chúng ta có giờ mở cửa cho việc tiếp nhận thông tin từ 6g sáng tới 10g tối vậy.

Nhưng kiểm tra mail thực sự chẳng đóng góp gì nhiều cho cuộc sống của tôi ngoài sự xao nhãng. Nó không quan trọng nhưng đang chi phối tôi quá nhiều. Thế là tôi quyết định cắt giảm và giới hạn. Tôi có quy định cho cá nhân mình là chỉ kiểm tra email 1 tiếng vào buổi trưa. Vì đó là lúc buồn ngủ nên cần có hoạt động nào tươi mới. Hãy so sánh nhé. Nếu bạn mở email vào sáng sớm, việc gì bạn sẽ làm vào cả buổi? Chắc chắn là vội vàng trả lời email! Kết quả là hết email này đến email khác, và mấy đầu việc bạn đang định làm bị quên béng đi, rồi bị đẩy xuống chiều và thậm chí là hôm sau. Khi chuyển sang chọn khung giờ trả lời mail cố định, tôi thấy việc kiểm tra mail vào buổi sáng thật là sai lầm của cuộc đời mình!

Giờ nói chuyện quan trọng của hai vợ chồng: không bàn chuyện quan trọng vào sau 9g tối

Tôi để ý là khi bàn bạc những việc quan trọng, chúng ta cần kiểm tra tài liệu nên rất mất thời gian. Ví dụ như việc hai vợ chồng tôi bàn về việc chọn thành phố nào để sống chẳng hạn, phải đọc nhiều về các thông tin và thủ tục. Ngoài ra, nếu không dễ dàng đồng thuận, tâm lí cũng bị ảnh hưởng sau đó. Việc này rất dễ khiến não bị căng, tâm lí không thoải mái để ngủ ngon. Do đó, bàn bạc việc gì chúng tôi chỉ tiến hành vào sáng sớm hoặc buổi trưa thay vì sau 9g tối.

Giờ đọc sách

Phần này tôi đã nhắc tới rồi. Vui lòng tham khảo tại đây.

Giờ mở cửa cho người thân, bạn bè

Sếp cũ của Mik có Giờ Mở Cửa cho gia đình từ 7g tối hàng ngày trở đi. Anh ấy thực hiện điều đó suốt 18 năm qua. Dù công ty có vấn đề gì thì anh vẫn về nhà để ”mở cửa phục vụ” vợ con đều đặn. Thế là nhân viên muốn sếp tham gia hoạt động gì sau 7g tối thì phải bố trí thêm suất cho vợ con của anh.

Với sếp, có lẽ vợ con cần được dành thời gian hơn là những ông bạn nhậu đến rồi đi. Còn với tôi, tôi tự hỏi: ”Gia đình hay bạn bè đang cần nhiều thời gian của ta hơn?” Tôi nhận ra so với bạn bè, mẹ tôi sẽ có ít thời gian còn lại sống trên hành tinh này hơn. Bởi vậy, thay vì tối nào cũng bay nhảy như trước đây, tôi dành 1/3 các buổi tối ngồi nói chuyện/ xem TV với mẹ. Rồi dành 1/3 các tối để tự học thêm kĩ năng mới. Còn lại mới để đi cafe với lũ bạn. Chà, trưởng thành là đây.

Nhưng không phải cách này lúc nào cũng hay. Ví dụ như khi tôi quyết định chỉ mở cửa đi cafe với bạn bè vào tối thứ 5 hoặc tối chủ nhật. Hệ quả là…. 6 tháng trời không gặp đứa bạn thân vì nó … không thích khung giờ đó. Nói chung thực tế không dễ đâu nhé.

Đoạn tiếp theo là áp dụng cho các công ty. Nếu bạn không quan tâm thì nên chỉ đọc tới đây thôi nhé. Hẹn gặp lại trong chương trình lần sau.

À khoan, trước khi đi, nếu bạn có bạn bè là giám đốc các công ty, cửa hàng, cơ quan…. thì nên giải thích cho họ về cơ chế này, nhất là đoạn dưới đây. Họ sẽ tiết kiệm được hàng trăm triệu cho công ty, và biết đâu họ sẽ gửi tặng bạn số tiền ấy (đừng quên chia cho Mik nhé).

Nếu bạn có người quen ở Bộ Lao Động hay Ban Kinh Tế chính phủ, hãy kể cho họ về mô hình này. Nếu không thì hãy chia sẻ bài viết này cho tới khi nội dung này tới được những người phụ trách ấy. Vì có thể chính phủ đồng ý áp dụng mô hình này, và chúng ta sẽ sánh ngang được với Lào và các cường quốc năm Châu thì sao?

———————–

(* số liệu thống kê về năng suất ở các trang khác nhau – cả của Việt Nam và quốc tế – có sự chênh lệch. Ngoài ra, mặc dù tôi cho rằng cách tính GDP/giờ lao động chưa phản ánh hết việc đo đạc năng suất. Nhưng tới thời điểm hiện tại những thống kê trên vẫn là tổng quát nhất nên chúng ta hãy tạm sử dụng đo lường này)

————————-

Ứng dụng cho doanh nghiệp

Bài viết này không khuyên các doanh nghiệp phải công bố những Giờ Mở Cửa rắc rối. Hơn cả, tôi hy vọng nó mở ra một góc nhìn mới về năng suất cho doanh nghiệp thay vì đi theo lối mòn hiện tại.

Mặc dù phần trên và các bài trước luôn nhấn mạnh về hữu ích to lớn của Giờ Mở Cửa, ở đây tôi vẫn muốn mô tả thêm lần nữa. Hãy dùng ví dụ về cậu bạn cùng lớp của tôi, người muốn đi làm dịch vụ thẻ sinh viên. Thông thường chúng ta bố trí một nhân viên ngồi cả ngày để vừa tư vấn, xem tình trạng thẻ, thu tiền, đổi thẻ cũ mới… Nhưng người Đức không bố trí như vậy. Tại sao?

Lặp lại một chút, vì cách bố trí trên là cách cào bằng. Nó lờ đi con số thực tế là không phải số khách đóng tiền bằng số khách hỏi thông tin, hay bằng số khách xin đổi thẻ. 10 người đến thì 9 người hỏi thông tin thẻ, 1 người hỏi đường vì bị lạc. Còn người đóng tiền chỉ có 2 và người huỷ bỏ thẻ có khi là 5. Vì thế, thay vì bố trí nhân công làm đủ 8 tiếng cho vô số dịch vụ khác nhau, thì rất đáng để tách rõ từng dịch vụ, rồi đo đạc số khách trên thực tế, rồi từ đó phân chia lại thời gian làm việc.

————————–

Nếu loại bỏ được tư duy cũ chúng ta có thể tăng năng suất lên gấp nhiều lần. Chỉ cần có tư duy mới, thì ai cũng có thể sáng tạo nhiều ứng dụng của Giờ Mở Cửa. Bác bán gà quay ở ngõ nhà tôi ở Munich đã chứng minh điều này.

Bác có một cái bụng phệ, lái một chiếc xe bán hàng rong đỗ ở góc phố. Trên xe gà quay vàng óng có tấm biển ”Mở cửa từ 11g tới 15g thứ bảy hàng tuần”. Vậy là tôi và chồng luôn dành trưa thứ bảy đi mua gà về ăn. Nhưng chỉ ăn không thôi thì béo quá, chúng tôi phải tư duy nữa. Câu hỏi đặt ra là vì sao người đàn ông này chỉ làm việc có 1 ngày 1 tuần?

Trước tiên hãy hỏi bản thân là ”Có phải ngày nào mình cũng ăn gà không?”

– Không, một tuần ăn gà quay một lần thôi là ngon rồi, ăn nhiều ngán lắm.

”Vậy nếu bác ấy bán thêm vào thứ năm thì bạn có mua thêm không?”

– Tất nhiên là không!

Đó, vậy thì tội gì bác ấy phải làm thêm 1 ngày nữa? Dù mở cả tuần thì 1000 hộ dân trong phố cũng chỉ mua tối đa 1000 con gà quay thôi!

Thay vào đó, bác lái xe gà tới quận bên cạnh vào thứ hai để bán cho 1000 hộ dân khác với giờ mở cửa ”Mở cửa từ 11g tới 15g thứ hai hàng tuần”. Và cứ thế, cứ thế. Vì người dân cũng vốn có văn hoá Giờ Mở Cửa nên cũng xếp lịch chỉ ăn gà theo ngày đó. Doanh thu của bác tăng gấp 6 lần so với một người bán hàng rong ngày nào cũng đứng một chỗ (trong 6 ngày làm việc)!

Với tư duy Giờ Mở Cửa theo văn hoá Đức, một người bán gà dạo ngoài phố cũng làm việc năng suất gấp nhiều lần.

———————–

Với một tổ chức, một công ty, muốn thực sự xây dựng hệ thống giờ mở cửa, các nhà quản lí phải nhìn và đánh giá được cả khả năng của nhân viên. Thứ nhất để tính toán xem khung thời gian hoàn thiện mỗi đầu việc của một người ở trình độ A là bao nhiêu, trình độ B là bao nhiêu. Thứ hai họ phải phân công nhân viên và điều chỉnh người hoặc khung thời gian khi mà trình độ nhân viên đó được nâng lên (năng suất cao hơn). Thứ ba là họ phải đảm bảo khung thời gian này ăn khớp với các hoạt động trước và sau đó sao cho hiệu quả của công ty cao nhất. Cái khó ở đây là không phải nhân viên nào cũng như nhau, công việc nào cũng như nhau và không phải giai đoạn nào cũng như nhau. (Vậy nên ở Đức chú trọng giáo dục và học nghề nhằm đảm bảo nhân công có trình độ đạt chuẩn cao như nhau). Nói túm lại là sẽ phức tạp hơn việc cá nhân tự xây dựng khung Giờ Mở Cửa rất nhiều.

Nhưng trước mắt, việc chia thời gian cho nhân viên theo ngày hoàn toàn có thể làm ngay. Nhất là khi giảm được việc chuyển đổi giữa nhiều việc. Nghiên cứu của trường California chỉ ra rằng nếu bị gián đoạn chỉ vài phút, nhân viên có thể mất tới 23 phút để quay lại tập trung với công việc đó. Vì vậy hãy tiến hành ”timeboxing” sớm nhất có thể.

Ngoài các cửa hàng ở Đức ra thì nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới cũng đang ứng dụng cách này. Dusttin Moskovitz, CEO của Asana nói về quy định của công ty là vào thứ 4 không bao giờ tổ chức họp. Điều này nhằm giúp tất cả mọi người trong công ty được đảm bảo có ít nhất một Giờ Mở Cửa cho những việc cần tập trung lâu của cá nhân.

Cuối cùng, lưu ý là dù biết phương thức này nhưng không hẳn nhiều nhà quản lí sẽ thực hiện được.

Việc tăng ca thì dễ, nhưng với các nhà quản lí, việc mạnh dạn cắt giảm lại vô cùng khó, đòi hỏi sự tính toán chu đáo và cái đầu logic. Có lẽ chính sự lạnh lùng và cẩn thận của người Đức giúp họ dễ dàng phát triển hệ thống này.

Và người bình thường, người ta hay cố hy vọng bán thêm được cho 1-2 khách lẻ. Người Đức lại nghĩ về lâu dài thay vì một chút lợi nhuận trước mắt. Họ đóng cửa, dành thời gian đó học tập để cải thiện kĩ năng (nghĩ dài hạn), hoặc sẽ dành thời gian giải trí để cải thiện năng lượng và sức khoẻ. Volkswagen cũng đi đầu trong chặn giờ gửi mail để đảm bảo ”giờ nào việc nấy” giúp nhân viên nghỉ ngơi ra nghỉ ngơi. Đây là lí do ở Đức có một nền văn hoá ”Urlaub” – đóng cửa để đi nghỉ.

Tuy vậy, như đã nói, ai mới thấy cũng bỡ ngỡ, nhưng rồi họ nhanh chóng hoà vào guồng máy quản lí thời gian này. Thậm chí quen rồi thì thấy không thể thiếu. Do đó, nó hoàn toàn khả thi để áp dụng cho Việt Nam. Khi công ty hay tổ chức của bạn lập ra hệ thống này, mọi người sẽ nhanh chóng điều chỉnh theo. Hãy thử áp dụng với công ty của bạn, có thể nó sẽ trở thành công ty Việt Nam có năng suất Đức thì sao?

————————–

‘Productivity’ isn’t just about how hard people work. The OECD says it’s about efficiency and innovation too. ”Working smarter”, rather than “working harder”.

Theo Amy Sippitt

Ngoài thời gian, còn rất nhiều yếu tố khác liên quan tới năng suất. Chúng ta sẽ trở lại với nội dung tương tự trong các bài sau nhé!