Trong quá trình đào tạo, tư vấn về Agile, tôi nhận được nhiều câu hỏi về “nhóm không chủ động đưa ra suy nghĩ, ý tưởng, thảo luận”, đây là vấn đề lo ngại rất cơ bản. Nhưng rất ít người nhận ra một vấn đề trái ngược hoàn toàn – nhóm có quá nhiều ý tưởng và thảo luận – điều mà tôi thấy xuất hiện nhiều hơn trong thực tế, ở một số nơi tôi huấn luyện.
Khi triển khai Agile, tư tưởng đề cao nhóm (phát triển) được cổ vũ, nhóm hiểu rằng mình là nòng cốt, trung tâm, quyết định thành bại của việc phát triển (được ScrumMaster và Product Owner hỗ trợ hết mức trong Scrum). Những thành viên trong nhóm (phát triển) yêu cầu thảo luận và tham gia thảo luận vào mọi vấn đề, và dường như không có một điểm dừng cụ thể. Tôi gọi đó là hội chứng nghiện thảo luận. Bài viết đề cập tới hội chứng này trong nhóm phát triển Agile/Scrum.
DẤU HIỆU
Hội chứng nghiện thảo luận có thể được nhận biết qua những dấu hiệu:
- Quá nhiều ý tưởng không được quản lý. Các thành viên nảy ra ý tưởng và thảo luận mọi lúc mọi nơi: trong các cuộc họp, trong ngày làm việc… , được đưa ra song không được ghi chép, lưu trữ lại.
- Liên tục thảo luận không theo kế hoạch. Mỗi khi một ý tưởng được đưa ra là bắt đầu ngay một cuộc thảo luận không có dự định trước. Hai thành viên thảo luận bên ly cafe. Nhóm thảo luận trong buổi họp hàng ngày…
- Liên tục đặt câu hỏi hoặc thảo luận trên những miền kiến thức khác với chủ đích không rõ ràng. Khi công việc đã được gán cho một thành viên cụ thể, các thành viên khác vẫn luôn muốn thảo luận thêm về cách làm. Lập trình viên quan tâm quá mức tới từng bước nhân viên marketing giới thiệu về sản phẩm và đóng góp ý kiến.
- Liên tục mở rộng ý tưởng. Khi một ý tưởng được đưa ra, cuộc thảo luận bắt đầu, ý tưởng khác lại phát sinh, lại tiếp tục thảo luận không có hồi kết.
- Tất cả chỉ là ý tưởng, không có nhiều hành động cụ thể. Hiệu suất sản sinh ý tưởng của nhóm vượt xa hiệu suất thực thi, nhóm dành 1/2 thời gian để sinh ra 8 ý tưởng khác nhau mỗi tuần và dành 1/2 thời gian còn lại để thực hiện 1 ý tưởng không rõ ràng.
- Thực thi trên những thứ không rõ ràng. Khi thực thi một ý tưởng, những yêu cầu dừng ở mức chung chung, không rõ ràng, khiến việc thảo luận tiếp tục không dừng.
HỆ QUẢ
Tốn thời gian. Tốn tiền.
NGUYÊN NHÂN
Hội chứng nghiện thảo luận tới từ việc thiếu cách làm việc khoa học, trong khi nhóm được cổ vũ quá mức. Sức mạnh của nhóm là không thể nghi ngờ, trí tuệ đám đông thì tốt. Nhưng khi tổ chức cổ vũ nhóm thì cũng cần song song với đó trang bị cho nhóm cách làm việc khoa học, nhận biết những vấn đề nào nhóm cần thảo luận và vấn đề nào thì không. Những thành viên trong nhóm phát triển có tần suất ra ý tưởng nhiều hơn cả Product Owner (nhóm Scrum) thường là không tốt.
LOẠI BỎ
Đừng nhầm lẫn giữa loại bỏ hội chứng nghiện thảo luận và loại bỏ thảo luận, giữa loại bỏ hội chứng nghiện ý tưởng và ý tưởng. Ý tưởng và thảo luận luôn luôn là điều tuyệt vời, song nhóm cần thực hiện khoa học hơn
- Hãy đảm bảo có các buổi họp / workshop để brain storming. Hãy tạo không gian để những ý tưởng được “xả” ra, tập trung và đều đặn.
- Hãy đảm bảo mọi sự kiện kết thúc trong khung thời gian cho phép. Buổi họp hàng ngày cần kết thúc đúng trong 15 phút, không nêu ý tưởng và thảo luận vượt quá thời gian.
- Hãy đảm bảo mọi cuộc họp đều đi đúng mục tiêu ban đầu. Các buổi họp Planning là để lập kế hoạch, buổi họp Retrospective là để đánh giá lại quy trình… không thảo luận những ý tưởng bất chợt, không liên quan. (Retrospective là “nhìn lại hoặc giải quyết các tình huống, sự kiện trong quá khứ” --> trong IT, họp Retrospective có vẻ như là họp-cải-tiến trong scrum/agile.)
- Hãy đảm bảo mọi thảo luận đều phải có kết luận cụ thể. Làm, không làm, để sau tính. Không kết thúc cuộc thảo luận, họp mà không có kết luận cụ thể. Không chuyển sang thảo luận trên chủ đề khác khi chủ đề trước đó bị bỏ lửng.
- Hãy luôn nhớ tới Product Backlog. Bất cứ khi nào thành viên có ý tưởng, viết ra, đặt vào một nơi tập trung, Ideas Bag, Brown Bag… PO product owner sẽ cùng nhóm xem xét để đưa vào Product Backlog và làm rõ sau.
- Hãy thực thi. Thảo luận không có giá trị cho tới khi việc thực thi mang lại kết quả. Hãy đảm bảo những thảo luận phải được chuyển hoá thành hành động với sản phẩm cụ thể.
- Cụ thể hoá và đo lường. Nhóm phải cụ thể hoá ý tưởng trước khi thực thi. Và hãy nhớ đo lường. Nếu không, ý tưởng nào cũng tốt hoặc tệ như nhau.
KẾT
Trong đào tạo Agile/Scrum, những trainer luôn đề cao vai trò của nhóm, cho rằng tri thức của nhóm là tốt – điều này không sai. Song nếu nhóm không tỉnh táo nhận biết những gì nên thảo luận trong toàn nhóm, những gì nên giải quyết bởi cá nhân, việc hình thành tri thức nhóm sẽ dẫn đến chi phí khủng khiếp. Những thành viên với kỹ năng chính là testing tham gia thảo luận về kiến trúc với lý do “đóng góp một góc nhìn khác”, nhóm phát triển tham gia bàn quá sâu về kế hoạch marketing sản phẩm (không liên quan tới công nghệ)… không hề hợp lý. “Góc nhìn khác” đôi khi mang lại giá trị, song hãy nhớ, “đôi khi” – đánh đổi quá nhiều công sức chỉ để chờ đợi một “đôi khi” là lãng phí.
Retrospective: 03 vấn đề cần khắc phục
Mở đầu
Các nhóm Agile tìm kiếm cải tiến sau mỗi chu trình thông qua Retrospective meeting. Trong Scrum, cuối mỗi Sprint, toàn bộ thành viên nhóm Scrum đều phải tham gia cuộc họp cải tiến này. Thật đáng tiếc, không nhiều các cuộc họp thực sự hiệu quả. Trong bài viết này, tôi sẽ mô tả ba vấn đề phổ biến nhất mà tôi đã thấy trong các cuộc họp cải tiến và tôi sẽ đưa ra vài lời khuyên để khắc phục từng vấn đề.
vấn đề #1 Các thành viên không trung thực
Một trong những vấn đề phổ biến nhất là mọi người không đưa ra các vấn đề thực sự hoặc thừa nhận vấn đề của bản thân. Họ rất dễ dàng nêu lên những việc đang làm tốt, dành lời khen ngợi cho đồng nghiệp. Tuy nhiên, vì nhiều lý do họ thường né tránh các vấn đề nhạy cảm, hay những thất bại, sai lầm của bản thân.
Nếu mọi người đã không thành thật, vấn đề cốt lõi sẽ không được làm rõ. Các thảo luận tìm kiếm giải pháp sẽ không đi đến đâu, kể cả khi các tranh luận tưởng chừng như sôi nổi nhưng giải pháp cuối cùng chưa phải là giải pháp tốt nhất.
Cách khắc phục
Không dễ nhanh chóng khắc phục tình trạng này. Tuy nhiên, có một số bước bạn có thể thực hiện để tăng sự trung thực và tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm.
1. Tạo môi trường an toàn
Mọi người sẽ không dám nói thẳng vấn đề trừ khi họ cảm thấy an toàn khi làm như vậy. Scrum Master phải đảm bảo mọi người hiểu và đồng ý mọi ý kiến nêu ra và trao đổi trong retrospective không được mang ra ngoài cuộc họp.
Môi trường an toàn không phải là môi trường không có tranh cãi, xung đột. Ngược lại, mọi người được khuyến khích bày tỏ quan điểm cá nhân, thậm chí được phép sử dụng từ ngữ gay gắt nhất khi tranh luận. Việc này nghe có vẻ vô lý, nhưng thực tế các nhóm như vậy đa phần lại tốt hơn các nhóm mà mọi người nhanh chóng đồng thuận mọi vấn đề được nêu ra và cuộc hợp kết thúc rất nhanh vì chẳng có cuộc tranh luận nào cả.
2. Mô hình hóa hành vi bạn muốn
Nếu bạn muốn người khác nói thật, bạn chắc chắn cần phải làm như vậy. Scrum Master nên làm gương, khi đó các thành viên khác sẽ mạnh dạn nói lên sự thật.
3. Đảm bảo tất cả các phê bình mang tính xây dựng
Không ai thích bị chỉ trích, ngay cả khi chúng ta biết nó giúp ích cho mình, chúng ta vẫn không thực sự thích nó. Thông thường, con người ta có thói quen đưa ra chỉ trích, thậm chí là chỉ trích nặng, để cho người khác thấy mình sai, trước khi đưa ra lời góp ý hoặc giải pháp. Tuy nhiên, đến lúc bạn góp ý, người khác đã không còn muốn nghe bạn nữa.
Chúng ta nên khuyến khích các thành viên trong nhóm đưa ra những lời chỉ trích mang tính xây dựng và tự trang bị kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đưa ra góp ý, phản hồi.
4. Thực hiện các cam kết
Cam kết tạo dựng niềm tin. Nếu các ý kiến, góp ý cải tiến không được các thành viên thực hiện như cam kết, mọi người sẽ không còn niềm tin và động lực để đóng góp.
vấn đề #2: Cuộc họp nhàm chán và thiếu hiệu quả
Đây là vấn đề mà hầu hết mọi người đều có cùng cảm nhận giống nhau khi phải tham dự cuộc họp cải tiến cuối mỗi Sprint. Mọi người cảm thấy ngán ngẫm với việc lặp lại các bước giống nhau kiểu như “what has done well”, “what could be improved” để đưa ra các phản hồi về việc nào đã làm tốt, những việc cần cải thiện …
Còn một lý do khác khiến cho nhiều người cảm thấy họ đang lãng phí thời gian vào các cuộc họp. Đó là việc nhiều người phải ngồi nghe 1 người nói, hay các cuộc họp mà có rất ít trao đổi 2 chiều. Điều này vẫn khá phổ biến với nhiều nhóm Agile hiện nay.
Sau cùng, nhiều cuộc họp không tuân thủ nguyên tắc time-box (đóng khung thời gian), đến cuối cuộc họp vẫn chưa chốt được kế hoạch hành động hoặc cuộc họp phải kéo dài thời gian rất nhiều so với dự kiến.
Cách khắc phục
1. Thay đổi cách thức tổ chức cuộc họp
Cách tốt nhất để thay đổi điều này là sử dụng các retrospective format/theme khác nhau. Có một vài theme tốt có thể tham khảo như Start/Stop/Continue, Lean Coffee, Worried and Proud, Sailing Boat, Glad/Sad/Mad, 5Ls, … Mỗi theme có điểm hay riêng và phù hợp với một số giai đoạn nhất định. Bất kỳ theme nào, nếu sử dụng quá nhiều lần đều mang lại cảm giác nhàm chán.
Bạn có thể tham khảo thêm trên các trang web như TastyCupcakes hay đặt mua bộ retro toolkit của Adam Weisbart.
Bên cạnh việc thay đổi format/theme, việc thay đổi không gian cũng mang lại sự mới mẻ và giảm bớt sự nhàm chán cho người tham gia. Tuy nhiên, lưu ý với các cuộc họp ở bên ngoài, như quán ăn, café, các không gian mở như vậy có thể ảnh hưởng không tốt đến sự tập trung và sự riêng tư của nhóm.
2. Sử dụng time-box
Bạn sẽ thấy time-box thực sự giúp ích trong các cuộc họp retrospective. Time-box giúp mọi người tập trung vào mục tiêu cuộc họp, giúp mọi thành viên có cơ hội như nhau để đưa ra ý kiến và tranh luận, giúp cuộc họp tập trung giải quyết những điều quan trọng nhất và kết thúc trong thời gian dự tính với những cam kết đạt được.
vấn đề #3: Những khó khăn khi làm Retrospective với nhóm phân tán (Distributed Teams)
Phải thừa nhận một thực tế rằng, retrospective với một nhóm phân tán thì khó hơn nhiều so với nhóm “co-location”. Vấn đề lớn nhất là thiếu sự tương tác vì các thành viên không ở trong cùng một phòng họp. Hàng ngày, họ cũng không làm việc cạnh nhau nên thiếu sự thấu hiểu và chia sẽ trong công việc và đời sống. Nếu các thành viên đến từ những nền văn hóa khác nhau, còn có thêm sự khác biệt về ngôn ngữ và văn hóa giao tiếp. Ngoài ra, chất lượng âm thanh, hình ảnh qua cuộc gọi cũng không thể giống như việc ngồi trong một phòng họp với tấm bảng trắng phía trước.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là không thể làm retrospective hiệu quả với nhóm phân tán. Các công ty hiện nay, đặc biệt là các công ty làm outsource, phần lớn các nhóm làm việc đều có nhân viên ngồi ở những nơi cách xa nhau và vẫn tổ chức các cuộc họp mỗi Sprint.
Cách khắc phục
1. Sử dụng video conference
Đây có thể nói là điều bắt buộc cho bất kỳ cuộc họp nào của nhóm phân tán. Các thành viên cần phải nhìn thấy nhau khi giao tiếp. Hiện nay có rất nhiều công cụ bạn có thể lựa chọn như MS Team, Google meet, Zoom, Business Skype. --> giai đoạn covid giúp "phổ cập hóa".
2. Sử dụng các công cụ tương tác online
May mắn là khi không ngồi cùng một nơi, bạn vẫn có nhiều công cụ để tương tác online như Funretro, TeamRetro, Confluence, MS Team, Google Jamboard, RetroTool …
3. Duy trì các cuộc họp ngắn và thường xuyên
Các cuộc họp dài chẳng bao giờ vui vẻ, đặc biệt khi phải họp online. Tệ hơn nữa, nếu các thành viên của một nhóm phải làm việc ở các múi giờ cách xa nhau, thì rất khó sắp xếp thời gian tổ chức cuộc họp. Các thành viên trong nhóm ở nơi có múi giờ muộn hơn sẽ không muốn nêu lên các vấn đề lớn mà rất có thể sẽ tốn nhiều thời gian để thảo luận.
4. Cố gắng giữ cho các buổi họp vui vẻ
Cố tạo không khí vui vẻ cho các cuộc họp, đặc biệt là các cuộc họp từ xa. Scrum Master hay người dẫn dắt cuộc họp nên dành 5-10 phút đầu cuộc họp cho các hoạt động giúp mọi người cảm thấy thoái mái, vui vẻ, cởi mở trước khi bước vào cuộc họp chính thức. Có nhiều hoạt động đơn giản như gởi lời cảm ơn đến một đồng nghiệp đã hỗ trợ nhiệt tình trong Sprint vừa rồi, mang thức ăn vào phòng và mời người ở nơi khác, ai đó kể một trải nghiệm thú vị gần đây, một thành viên giới thiệu một điều đặc biệt gì đó về thành phố nơi mình sống ….
5. Tổ chức họp offline cả nhóm
Giải pháp này không dễ thực hiện nhưng sẽ giúp ích rất nhiều trong việc tăng cường sự kết nối, thấu hiểu nhau giữa các thành viên. Sau khi quay về, các trao đổi từ xa cũng trở nên cởi mở và hiệu quả hơn. Đối với các nhóm phân tán trên những lục địa khác nhau, việc tổ chức các cuộc họp offline cả nhóm như vậy là điều bất khả thi. Trong trường hợp này, việc luân phiên trao đổi thành viên giữa các nơi cũng là một giải pháp tốt.
Lời kết
Retrospective là cuộc họp quan trọng với tất cả các nhóm Agile. Đối với Scrum Team, cuộc họp retrospective nên được duy trì thường xuyên ở cuối mỗi Sprint. Để cuộc họp hiệu quả, Scrum Master phải tạo được môi trường an toàn nơi mọi thành viên dám nêu lên mọi vấn đề để giải quyết. Scrum Master cần trang bị kỹ năng dẫn dắt cuộc họp, thường xuyên thay đổi cách thức retrospective với các themes khác nhau, sử dụng time-box. Đặc biệt, các cuộc họp retrospective với nhóm phân tán còn yêu cầu kỹ năng nhiều hơn ở Scrum Master, để các thành viên vẫn có thể tương tác từ xa với nhau.
(Bài viết có tham khảo nội dung từ trang moutaingoatsoftware.com)
10 bước để có một cuộc họp hiệu quả
Mở đầu
Tham gia các cuộc họp là công việc không tránh khỏi của người đi làm. Nhóm Scrum ngoài các cuộc bắt buộc trong mỗi Sprint, các thành viên còn tham gia các cuộc họp khác tùy theo tính chất công việc và vai trò của mình. Các cuộc họp trong Scrum coi trọng sự cởi mở và bình đẳng giữa các thành viên, tuy nhiên theo khảo sát, nhiều nhóm làm việc vẫn gặp phải một số vấn đề như sau:
- Thời gian cuộc họp dài hơn dự kiến;
- Một số thành viên không thực sự tham gia vào cuộc họp;
- Có nhiều khoảng lặng trong meeting;
- Bàn luận nhiều nhưng không đưa ra kế hoạch hành động;
- Một số chủ đề thảo luận kéo dài.
Nếu bạn gặp phải một trong các vấn đề nêu trên, những nguyên tắc sau đây có thể giúp bạn tổ chức một cuộc họp hiệu quả hơn.
(1) Xác định cuộc họp có cần thiết hay không?
Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, hãy trả lời các câu hỏi để chắc chắn cuộc họp là cần thiết.
- Vấn đề này có cần cả nhóm thảo luận để ra quyết định không?
- Mọi người có cần được chia sẽ thông tin như nhau?
- Cuộc họp có mang lại lợi ích cho các thành viên tham gia không?
Nếu các câu trả lời là không, có lẽ cuộc họp là không cần thiết hoặc chưa thật sự sẵn sàng.
(2) Chọn thời gian hợp lý
Nếu là cuộc họp nội bộ được lên lịch trước của nhóm Scrum. Các thành viên nên thỏa thuận với nhau về lịch họp phù hợp nhất. Đối với các cuộc họp khác, khi mỗi người có môt lịch làm việc khác nhau, nên chọn một thời gian tốt nhất cho tất cả các bên. Có vài nguyên tắc khi lên lịch họp như sau:
- Tránh lên lịch họp vào thời điểm mọi người đều bận việc. Ví dụ, “outlook calendar” hỗ trợ rất tốt cho việc lên lịch một cuộc họp vì có tính năng xem được lịch làm việc của người khác.
- Chọn phương thức phù hợp để nhắc nhở mọi người đến cuộc họp đúng giờ.
(3) Lên chương trình cuộc họp
Chương trình cuộc họp là các chủ đề thảo luận theo trình tự thời gian. Người dẫn dắt hay điều hành cuộc họp phải chuẩn bị trước chương trình họp để ước lượng thời gian họp phù hợp và giúp người tham gia có sự chuẩn bị. Ví dụ, chương trình cuộc họp Sprint Retrospective có thể bao gồm:
a) Giới thiệu
b) Cập nhật tiến độ các kế hoạch cải tiến đã triển khai
c) Phản hồi và góp ý cải tiến
d) Lựa chọn và lên kế hoạch hành động
e) Kết thúc cuộc họp
Giả sử nhóm có 5 thành viên, sau đây là ước tính thời gian cho từng hoạt động:
a) Giới thiệu (5’)
b) Cập nhật tiến độ các kế hoạch cải tiến đã triển khai (5x2’ = 10’)
c) Phản hồi và góp ý cải tiến (5x5’ = 25’)
d) Lựa chọn và lên kế hoạch hành động (5x10’=50’)
e) Kết thúc cuộc họp (5’)
Lưu ý, thời gian 5’ hay 10’ ở mục c và d là tổng thời gian trung bình mà một thành viên sử dụng cho các hoạt động có time-box ở những mục này.
Như vậy, cuộc họp trên đây có thể điều chỉnh để diễn ra trong khoảng thời gian 90’.
(4) Chuẩn bị phần giới thiệu
Một cuộc họp luôn bắt đầu bằng phần giới thiệu. Ngoài việc giới thiệu thành phần tham dự, mà thực tế có thể không cần thiết đối với một số cuộc họp nội bộ, người điều hành phải trình bày mục đích cuộc họp (“what”) và cách thức cuộc họp sẽ diễn ra để đạt được mục tiêu đó (“how”).
Khoảng thời gian đầu cuộc họp rất quan trọng, người điều hành cuộc họp nên có sự chuẩn bị phần mở đầu tốt để truyền tải năng lượng, hướng mọi người tập trung vào mục tiêu của cuộc họp. Cách mở đầu cuộc họp rất đa dạng, có thể là lời giới thiệu trực tiếp, gián tiếp bằng một câu chuyện, hoặc thảo luận theo cặp, nhóm.
(5) Bắt đầu với nguồn năng lượng tích cực và thiết lập quy tắc cuộc họp
- Người điều hành cuộc họp luôn đến sớm để chuẩn bị các dụng cụ cần thiết
- Bắt đầu cuộc họp đúng giờ
- Mở đầu cuộc họp với những phát biểu tích cực như chào đón người tham dự, cảm ơn sự tham gia của mọi người, nhắc lại mục tiêu cuộc họp, giải thích cách thức cuộc họp diễn ra …
- Thiết lập các quy tắc cuộc họp như: quy định việc áp dụng time-box, quy tắc đặt câu hỏi, quy tắc đồng thuận, ...
(6) Cập nhật các cam kết thực hiện từ cuộc họp trước
Người điều hành có thể sử dụng biên bản từ cuộc họp trước, đọc qua các cam kết mà mỗi người đưa ra và hỏi xem đã hoàn thành chưa.
Đối với các hạng mục đã hoàn thành, người điều hành khen ngợi để động viên.
Đối với các công việc dở dang, người điều hành có thể đơn giản hỏi thêm tiến độ hiện tại, các trở ngại nếu có. Phần này nên trình bày và phản hồi ngắn gọn, tránh đi sâu vào chi tiết hay giải thích lý do.
(7) Góp ý và phản hồi
Việc đưa góp ý và phản hồi đặc biệt quan trọng đối với tất cả các thành viên tham dự cuộc họp. Các góp ý và phản hồi không khéo có thể gây ra những xung đột, căng thẳng không đáng có, hoặc khiến người tham dự ngại đưa ra góp ý, hoặc tranh luận. Sau đây là các nguyên tắc để có các góp ý và phản hồi tốt:
- Luôn đưa ra góp ý dựa trên hành động và kết quả, không dựa trên giả định, cảm xúc, quan điểm cá nhân;
- Dùng từ ngữ nhẹ nhàng như kỹ thuật phản hồi kiểu “sandwich” khi không đồng ý hoặc đưa ra các quan điểm khác. Nguyên tắc này cực kỳ cần thiết, vì không có gì đảm bảo ý kiến của bạn đưa ra là tốt nhất, việc dùng từ nhẹ nhàng sẽ giúp bạn không bị dồn vào thế khó xử nếu lỡ may ý kiến của bạn có nhiều điểm không hợp lý;
- Lắng nghe với thái độ cởi mở và cầu thị. Đây là cơ sở để bạn kiểm soát tốt cảm xúc của mình khi tiếp nhận những ý kiến trái chiều;
- Khi việc tranh luận trở nên căng thẳng, người điều hành cuộc họp nên can thiệp và tổ chức cuộc họp khác để giải quyết vấn đề đó.
(8) Ghi chép
Những ý kiến, giải pháp đưa ra và thống nhất trong cuộc họp nên ghi chép lại để đảm bảo tính minh bạch, thống nhất và lập kế hoạch hành động sau cuộc họp. Ngày nay, ngoài việc chép tay kiểu truyền thống, có rất nhiều công cụ hỗ trợ khác. Tuy nhiên, việc sử dụng công cụ nào cũng phải đảm bảo 2 nguyên tắc sau đây:
- Phải có một người chịu trách nhiệm ghi chép; ---> tham khảo chia sẻ của chị Linh shark
- Cách ghi chép đơn giản để người ghi chép có thể tham gia vào cuộc họp như những người khác.
(9) Kết thúc cuộc họp đúng giờ với những cam kết hành động rõ ràng
Việc kết thúc cuộc họp cũng quan trọng không kém phần mở đầu. Nếu phần mở đầu tạo sự thu hút mọi người vào các chủ đề cuộc họp thì phần kết thúc tốt giúp các thành viên cam kết thực hiện các kế hoạch đã thống nhất trong cuộc họp. Có các nguyên tắc sau để kết thúc một cuộc họp hiệu quả:
- Người ghi chép tóm tắt lại các kế hoạch, công việc đã đồng thuận, người phụ trách …
- Người điều hành cảm ơn mọi người tham dự, tuyên bố kết thúc cuộc họp;
- Luôn kết thúc cuộc họp sớm hoặc đúng thời gian.
(10) Gởi bản tóm tắt nội dung cuộc họp
Sau khi kết thúc cuộc họp, người điều hành cuộc họp nên gởi bản tóm tắt cuộc họp cùng lời cảm ơn đến với toàn bộ thành viên tham gia cuộc họp. Việc này làm càng sớm càng tốt, nếu không thực hiện ngay sau cuộc họp thì cũng không nên trễ hơn 48h. Nội dung trong bản tóm tắt cuộc họp cũng giống như những gì được người ghi chép tổng kết trước khi kết thúc cuộc họp.
Một vài lưu ý khác để có cuộc họp hiệu quả
(1) Xác định người dẫn dắt, điều hành cuộc họp
Người điều hành cuộc họp có thể là người có vị trí cao nhất trong số những người tham gia, cũng có thể là một người khác hoặc cuộc họp không có một người điều hành thực sự. Dù là hình thức nào cũng phải xác định từ trước để có sự chuẩn bị vì vai trò của người điều hành cuộc họp rất quan trọng. Người dẫn dắt hay điều hành giúp cho các thành viên tham gia tập trung vào cuộc họp, các phiên thảo luận hiệu quả, tập trung và đúng giờ.
(2) Luôn tham gia cuộc họp với sự chuẩn bị kỹ lưỡng
Nếu đã đồng ý tham dự cuộc họp, bạn phải đảm bảo chuẩn bị những điều sau:
- Cam kết dành thời gian để tham gia đầy đủ và tập trung trong thời gian cuộc họp,
- Nếu là người điều hành cuộc họp, bạn phải chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ hỗ trợ như giấy note, bút, flip-charts, bút lông còn sử dụng tốt …
- Các hạng mục bạn cam kết hoàn thành từ cuộc họp trước,
- Danh sách các nội dung sẽ thảo luận trong cuộc họp.
(3) Được lắng nghe
Để đảm bảo cuộc họp hiệu quả, người điều hành nên làm theo những nguyên tắc sau đây:
- Đảm bảo mọi thành viên đều có cơ hội bày tỏ ý kiến,
- Người dẫn dắt, điều hành cuộc họp nói càng ít càng tốt,
- Dẫn dắt, khuyến khích người tham dự tự khám phá thông qua thảo luận nhóm.
(4) Tập trung vào cuộc họp
Là người điều hành cuộc họp, bạn sẽ xử lý như thế nào khi có người làm việc riêng, bấm điện thoại, không lắng nghe người khác hay thậm chí là nói quá lâu và không tập trung vào chủ đề? Các nguyên tắc sau đây có thể giúp bạn giải quyết vấn đề khá phổ biến này:
- Nhắc nhở chung đề lưu ý mọi người không “multi-task” trong lúc họp. Lưu ý, việc nhắc nhở trực tiếp ai đó trước mặt người khác là một hành động khá nhạy cảm;
- Thiết lập các nguyên tắc chung từ đầu cuộc họp;
- Sử dụng time-box cho từng người ở mỗi hoạt động.
Lời kết
Cuộc họp hiệu quả là khi mọi người đều tích cực nêu ý kiến và chủ động nói lên quan điểm của mình. Tất cả các ý kiến đề xuất đều được thảo luận trong cuộc họp. Cuộc họp có kết quả cụ thể, đạt được mục tiêu đề ra. Sau cuộc họp, mọi người vui vẻ và cam kết thực hiện các kế hoạch đã thống nhất. Toàn bộ các bước trên đây có thể được áp dụng cho hầu hết các cuộc họp, nhưng đặc biệt phù hợp với các cuộc họp theo tuần, tháng, hoặc quý.
Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết này.
.png)
.png)
.png)
.png)
0 Comments